La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la eficiencia de manera exponencial.
Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos – Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 – 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025.
Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se encuentran:
Aumento de la productividad
Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa.
Mayor accesibilidad
La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa.
Fácil recuperación de archivos
Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza.
En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear, indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord.
Seguridad documental
Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales, financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso, identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que realizan con los archivos.
Reducción de costos
Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador encargado del almacenamiento de archivos.
